Hvorfor velge prosjektstyring i SharePoint?

Fem gode grunner til å velge Project 365

Det finnes et hav av prosjektløsninger på markedet, så hvorfor skal man ha prosjektstyring i SharePoint?

Project 365 er utviklet på Microsoft SharePoint – en robust og fleksibel plattform som er tilgjengelig for de fleste virksomheter.

Her er fem gode argumenter for hvorfor du bør bruke SharePoint til prosjektstyring.

Et prosjektstyringsverktøy i SharePoint er rimeligere enn alternativet

SharePoint er en markedsledende samhandlingsplattform som mange virksomheter allerede har tilgang til gjennom Microsoft 365.

Noen bruker plattformen mer effektivt enn andre, men uavhengig av hvordan man bruker SharePoint i dag, så vil man få verdi av å utvide bruken til å inkludere virksomhetens prosjektstyring.

Alternativet er å gå til innkjøp av en frittstående prosjektstyringsløsning med de lisens- og driftskostnadene det medfører.

Ved å ta i bruk SharePoint slipper du å duplisere brukere, filer og arbeid til et tredjepartssystem. Alt du arbeider med forblir i Microsoft 365.

Project 365 integreres mot din eksisterende SharePoint Online skyløsning slik at du har kontroll og eierskap til dine egne filer og data.

Lisenskostnadene inkluderer alle oppgraderinger og vedlikehold, og er langt lavere enn lisensprisen man ville betalt for en frittstående prosjektløsning.

Mye av det du trenger finnes allerede i SharePoint

SharePoint er et veletablert produkt med mye avansert «out of the box»-funksjonalitet. Med Project 365 tar vi i bruk den innebygde funksjonaliteten, og kompletterer den med spesialtilpassede løsninger. Slik får du virkelig tatt ut potensialet i standardløsningen av SharePoint.

Funksjonalitet for samhandling og samling av dokumenter er kjernen i SharePoint, og allerede her dekker man mange av behovene for et prosjektstyringsverktøy:

• Maler for Word, Excel, PowerPoint etc.
• Dokumentbibliotek
• Samskriving i filer
• Endringshistorikk på filer
• Prosjektgrupper i Teams
• Mulighet for å sette opp sider med egne menyer og innholdsstruktur

SharePoint er en samhandlingsløsning – ikke bare for samarbeid mellom ansatte i virksomheten, men også for samhandling mellom applikasjonene i Microsoft 365.

Her ligger allerede mye til rette for god samhandling i prosjekter, og mellom systemer.

SharePoint er en plattform for forretningsverdi

Digitale plattformer er ment for å brukes som grunnlag for utvikling av applikasjoner, prosesser og tjenester som skaper verdi for virksomheten. SharePoint er en digital plattform som er tilrettelagt for virksomhetsspesifikke tilpassinger og videreutvikling.

Videre er SharePoint også en ypperlig plattform for integrasjoner mot andre IT-systemer, og det er da prosjektstyringsverktøyet virkelig kommer til sin rett. Med integrasjoner til virksomhetens ERP-systemer, regnskapssystemer, kvalitetsstyringssystemer, risikoverktøy, avvikssystemer og rapporteringsløsninger blir prosjektstyringsverktøyet en hub som samler og behandler all vesentlig prosjektinformasjon.

Du kan beholde de gode fagsystemene

God prosjektstyring krever god kontroll på mange ulike forhold i et prosjekt. Ansvarsområdene er mange og man bruker gjerne flere ulike fagsystemer og applikasjoner for å arbeide med planlegging, kvalitet, risiko, dokumentasjon, interessentstyring, kommunikasjon og oppfølging av timer og kostnader, for å nevne noe.

Det er sjelden man finner ett system som ene og alene dekker alle behovene i et prosjekt like godt. Som et IT-selskap mener vi ikke at dette er en svakhet. Tvert imot så støtter vi opp om idéen at softwareprodukter skal fokusere på å videreutvikle seg i det fagdomenet hvor de er best.

Et prosjektstyringsverktøy i SharePoint skal ikke erstatte de gode fagsystemene – det skal fungere som en hub som samler all vesentlig prosjektinformasjon fra fagsystemene, slik at både prosjektledere og prosjektmedlemmer får en samlet oversikt på ett og samme sted.

Uavhengig av hvilke fagsystemer dataene kommer fra, i Project 365 jobber alle brukere i samme kjente grensesnitt.

Kort vei til mål

Enkelt forklart er Project 365 en installasjonspakke som består av SharePoint-maler. I malene ligger det mange tilpassinger og konfigurasjoner som vi har valgt med omhu for at prosjektstyringsverktøyet skal få den funksjonaliteten det trenger. Resultatet er en ferdig løsning som du kan ta i bruk så snart det er installert.

Hvis dine ansatte jobber i SharePoint i dag, eller bruker flere av applikasjonene i Microsoft 365, vil det nye prosjektstyringsverktøyet ha et grensesnitt som brukerne allerede er kjent med. Kombiner dette med ferdige maler for prosjektområder og alt vil ligge til rette for god brukeradopsjon.

Har du først bestemt deg for å ha prosjektstyring i SharePoint, så har du kort vei til mål med Project 365.